Politique de confidentialité

ORYX Gestion Inc. (ci-après « ORYX », « nous », « notre » ou « nos ») accorde la plus grande importance à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique de manière claire et transparente comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous interagissez avec :

— Notre site web oryxgestion.com et tous ses sous-domaines

— Nos formulaires d'inscription, dont notre essai gratuit

— Nos services professionnels, le cas échéant

— Notre plateforme SAAS ORYX (ci-après la « Plateforme »)

— Toute communication avec notre équipe (courriel, téléphone, formulaires)

Cette Politique est rédigée en conformité avec : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25 ; la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA) du Canada ; le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, le cas échéant ; et le California Consumer Privacy Act (CCPA), le cas échéant, pour les résidents de la Californie.

En accédant à notre site ou en utilisant nos services, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les pratiques décrites dans cette Politique.

Conformément à la Loi 25, ORYX a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

— Nom : Anthony Payeur, PDG

— Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels

— Courriel : admin@oryxgestion.com

Pour toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec cette personne aux coordonnées ci-dessus.

Renseignements que vous nous fournissez directement. Lors de la création de votre compte et du démarrage de votre essai gratuit sur oryxconsole.com : nom complet, adresse courriel professionnelle, nom de l'entreprise, taille de votre équipe et forfait choisi. Lors de l'ouverture de la démonstration interactive sur oryxgestion.com : votre adresse courriel seulement. Elle nous parvient par notification et n'est conservée ni par le site ni dans ses journaux. Lors d'une demande de consultation ou d'un message envoyé par le formulaire de contact : nom, adresse courriel, nom de l'entreprise, taille de l'équipe, numéro de téléphone (optionnel) et le contenu de votre message. Ces renseignements nous parviennent par notification et ne sont conservés ni par le site ni dans ses journaux. Lors de communications par courriel : le contenu de vos messages, votre adresse courriel et toute autre information que vous choisissez de partager. Lors d'achats et d'abonnements à la Plateforme : données de facturation (nom, adresse) ; les renseignements de paiement sont traités par notre processeur Stripe — nous n'avons pas accès à votre numéro de carte complet.

Renseignements collectés automatiquement lors de votre visite : données techniques (adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran), données de navigation (pages consultées, durée des visites, source de référence, parcours sur le site) et témoins (voir la section 7).

Renseignements provenant de tiers : plateformes d'authentification (si vous vous connectez via Google, Microsoft ou un autre fournisseur), outils d'analyse, réseaux sociaux (si vous interagissez avec nos publications) et vos collaborateurs s'ils vous invitent à utiliser la Plateforme.

Renseignements sensibles. Pour son propre compte, ORYX ne recueille pas de renseignements sensibles auprès de ses visiteurs et de ses clients, ni de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans. La Plateforme, en revanche, permet à nos clients d'y consigner au sujet de leurs propres employés des renseignements qui peuvent être sensibles, notamment un motif d'absence pouvant être de nature médicale et une note en texte libre. ORYX héberge ces renseignements pour le compte du client, qui en demeure responsable et à qui il revient d'obtenir le consentement exprès exigé par la loi. ORYX ne les utilise à aucune fin qui lui soit propre.

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour des fins légitimes et clairement définies :

— Créer et gérer votre compte et votre essai gratuit (exécution du contrat)

— Répondre à vos demandes de consultation et aux messages du formulaire de contact (mesures précontractuelles)

— Vous ouvrir la démonstration interactive et vous recontacter au sujet d'ORYX (consentement)

— Vous fournir nos services si vous êtes client (exécution du contrat)

— Traiter vos paiements et facturer nos services (exécution du contrat et obligations fiscales)

— Vous envoyer notre infolettre et nos mises à jour de développement (consentement)

— Améliorer nos services et notre site web (intérêt légitime, données anonymisées)

— Sécuriser notre site et prévenir la fraude (intérêt légitime)

— Respecter nos obligations légales, fiscales et comptables (obligation légale)

Nous ne traitons pas vos renseignements pour des fins incompatibles avec celles décrites ci-dessus sans obtenir votre consentement préalable.

Sous-traitants et fournisseurs de services. Certains fournisseurs traitent des renseignements pour notre compte, chacun lié par ses propres engagements contractuels de protection des données. Plusieurs opèrent en dehors du Québec : vos renseignements peuvent donc être traités à l'étranger et soumis aux lois du pays concerné.

— Base44 — hébergement et exécution de la plateforme ORYX

— Vercel — hébergement du site web (États-Unis / Europe)

— Stripe — traitement des paiements (États-Unis / Canada)

— Tally — formulaires (Europe)

— MailerLite — infolettre (Europe)

— Google Workspace — courriel professionnel et collaboration (Canada / États-Unis)

— Cal.com / TidyCal — réservation de consultations (États-Unis)

— Vercel Analytics et Speed Insights — mesure d'audience et de performance du site (États-Unis / Europe)

— Meta Platforms — pixel publicitaire sur le site marketing, mesure et audiences publicitaires (États-Unis)

— Plausible — analyses de trafic web (Europe)

— Google Analytics — analyses de trafic web (États-Unis)

Cette liste est tenue à jour. Lorsque la localisation exacte des serveurs d'un fournisseur nous est confirmée par écrit, nous l'inscrivons ici ; tant qu'elle ne l'est pas, nous ne l'affirmons pas.

Divulgations légales. Nous pouvons divulguer vos renseignements pour respecter une obligation légale, une ordonnance judiciaire ou une demande gouvernementale valide ; pour protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, ou celle de nos utilisateurs ; dans le cadre d'une procédure judiciaire ou réglementaire ; ou en cas de fusion, acquisition ou cession d'actifs, sous réserve d'une protection équivalente des renseignements.

Pas de vente de renseignements personnels. ORYX ne vend pas, ne loue pas et ne commercialise pas vos renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing.

Certains de nos sous-traitants traitent vos renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et en Europe. Vos renseignements y sont soumis aux lois du pays concerné.

État réel de nos démarches, énoncé sans arrondir : nous obtenons présentement par écrit, auprès de chacun de ces fournisseurs, leurs engagements de protection et la localisation exacte de leurs serveurs. Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'est complétée à ce jour. Cette section sera mise à jour à mesure que ces documents nous parviennent, et elle nommera alors ce qui est réellement en place plutôt que ce qui devrait l'être.

Vous pouvez écrire à admin@oryxgestion.com pour connaître l'état de ces démarches à tout moment.

Un témoin (cookie) est un petit fichier texte stocké sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Il permet au site de reconnaître votre appareil et de mémoriser certaines informations.

Ce qui est déposé ou lu sur votre appareil, sans exception :

— Fonctionnement du site — mémorisation de votre langue et de l'état d'affichage, dont la clé de stockage local oryx_launched. Aucun renseignement personnel.

— Mesure d'audience — Vercel Analytics et Vercel Speed Insights : nombre de visites, pages consultées, vitesse d'affichage. Pas de témoin publicitaire.

— Pixel Meta (Facebook), identifiant 1649956662968795 — témoin publicitaire de tiers déposé par Meta Platforms sur toutes les pages de ce site. Il sert à mesurer l'efficacité de nos publicités et à constituer des audiences publicitaires. Les renseignements associés sont traités par Meta, aux États-Unis, selon ses propres politiques.

Ce pixel publicitaire se charge dès l'ouverture d'une page, donc avant que vous ayez pu vous prononcer. Nous l'écrivons parce que c'est le cas aujourd'hui. Un mécanisme de consentement préalable est en préparation, et cette section sera corrigée le jour où il sera en place.

D'ici là, vous pouvez bloquer ce témoin par les paramètres de votre navigateur ou une extension de blocage : le site continue de fonctionner normalement. Vous pouvez aussi refuser ou effacer tous les témoins en tout temps par les paramètres de votre navigateur.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, sauf obligation légale contraire :

— Données de l'essai gratuit : jusqu'à votre désinscription ou 3 ans après le dernier contact

— Données clients (services) : 7 ans après la fin du contrat (obligations comptables et fiscales)

— Données d'utilisation de la Plateforme : pendant la durée de l'abonnement, puis 90 jours après la résiliation

— Données de facturation : 7 ans (obligations fiscales canadiennes)

— Données de communication (courriels) : 3 ans

— Données de navigation et témoins : selon les durées indiquées à la section 7

Au terme de ces durées, vos renseignements sont supprimés ou anonymisés de façon irréversible.

Conformément aux lois applicables, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

— Droit d'accès : obtenir confirmation que nous traitons des renseignements vous concernant et en obtenir une copie

— Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques

— Droit de suppression (droit à l'oubli) : demander la suppression de vos renseignements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires

— Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé, ou demander leur transfert direct

— Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur

— Droit de désindexation : demander la désindexation d'un hyperlien donnant accès à un renseignement vous concernant lorsque sa diffusion vous cause un préjudice grave (Loi 25)

— Droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des motifs liés à votre situation particulière

— Droit à l'information sur les décisions automatisées : être informé si une décision vous concernant repose sur un traitement automatisé, en connaître les principaux facteurs et la faire réviser par une personne

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels : admin@oryxgestion.com. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, comme l'exige la loi. Si nous refusons d'y donner suite, notre réponse indique le motif du refus, la disposition de la loi sur laquelle il s'appuie, le recours dont vous disposez et le délai pour l'exercer, et nous vous prêtons assistance pour le comprendre. Une preuve d'identité raisonnable pourra vous être demandée afin de traiter votre demande de façon sécuritaire.

ORYX met en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction.

Mesures techniques :

— Chiffrement des communications en transit (HTTPS/TLS)

— Authentification par mot de passe et gestion des rôles, chaque utilisateur n'accédant qu'aux données nécessaires à son travail

— Application des mises à jour de sécurité publiées par nos fournisseurs

Les mesures appliquées à l'intérieur de l'infrastructure de nos sous-traitants relèvent de leurs propres engagements contractuels et de leur documentation. Nous ne les présentons pas comme les nôtres.

Mesures organisationnelles :

— Accès aux renseignements limité aux personnes ayant un besoin légitime (principe du moindre privilège)

— Engagements de confidentialité liant les personnes qui traitent des renseignements pour ORYX

— Registre des incidents de confidentialité et procédure de notification à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées en cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est totalement sécurisée. Bien que nous mettions en place des protections raisonnables, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux (perte, accès ou divulgation non autorisée de renseignements personnels), conformément à la Loi 25 et au RGPD, nous nous engageons à :

— Aviser sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec et toute autre autorité compétente applicable

— Aviser les personnes concernées dans les meilleurs délais

— Tenir un registre des incidents comme l'exige la loi

— Mettre en place les mesures correctives nécessaires pour limiter les conséquences et prévenir la récurrence

Nos services s'adressent à des entreprises et à des professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels concernant des enfants de moins de 14 ans (Québec) ou de moins de 13 ans (États-Unis, COPPA). Si vous êtes parent ou tuteur et croyez que votre enfant nous a fourni des renseignements, contactez-nous immédiatement à admin@oryxgestion.com et nous procéderons à leur suppression.

Nous pouvons modifier cette Politique de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques, dans les lois applicables ou dans nos services. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Pour les modifications substantielles, nous vous aviserons par courriel (si vous êtes inscrit) ou par un avis sur notre site avant l'entrée en vigueur des changements. Votre utilisation continue de nos services après la publication des modifications constitue votre acceptation de la Politique mise à jour.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés ou si vous êtes insatisfait de notre traitement d'une demande, vous avez le droit de déposer une plainte auprès des autorités suivantes :

— Au Québec : Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) — www.cai.gouv.qc.ca — 1 888 528-7741

— Au Canada (fédéral) : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) — www.priv.gc.ca — 1 800 282-1376

— En Europe : l'autorité de protection des données de votre pays de résidence, ou la CNIL en France — www.cnil.fr

Pour toute question, commentaire ou demande concernant cette Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels :

ORYX Gestion Inc.

À l'attention de : Anthony Payeur, Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : admin@oryxgestion.com

Site web : oryxgestion.com

ORYX Gestion Inc. est constituée en vertu des lois du Québec, Canada.

Cette Politique de confidentialité ne constitue pas un avis juridique. ORYX se réserve le droit de la modifier en tout temps. Pour des questions complexes ou litigieuses, nous recommandons de consulter un conseiller juridique qualifié.